Was wäre eigentlich, wenn ein Meetingraum sprechen könnte? – Hast du dir die Frage schon einmal gestellt?
Viele Geschichten würden wohl so ähnlich klingen wie folgende: Da kommen sie herein, mit hängenden Schultern, düsteren Gesichtern, ausgelaugt. Sie setzen sich, kurzer Smalltalk. Stille. Dann beginnt ein eintöniger Monolog. Ich höre nur noch, wie ein paar Personen in ihre Tastaturen hauen. Ich sehe immer wieder diese genervten Blicke zur Uhr. Mir krampft der Magen – wie kann man so etwas länger durchhalten?! Auf einmal reißt jemand die Tür auf, drückt ein gehetztes „Tschuldigung“ raus und setzt sich hin. „Habe ich was verpasst?“ – Ein genervtes „nicht wirklich“ ertönt. Am liebsten würde ich flüchten, aber geht schlecht – so als Raum. Die Energie in mir gleicht einer Eiswüste anstatt einer belebten Blumenwiese. Und Tag für Tag muss ich das aushalten. Schrecklich. Am liebsten würde ich sie anschreien „Habt ihr schon einmal auf euch geblickt, wie ihr da so sitzt?“
Das ein solches Setting nicht untypisch ist, zeigt eine Studie von Business User und dem Marktforschungsinstitut Kantar, bei der 2.000 Angestellte in Deutschland befragt wurden. Die Ergebnisse ergaben, dass wir durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche in Meetings sitzen. Dabei werden fast 50% davon als unnötig empfunden.
Dabei ist die Meetingkultur ein guter Spiegel für die Unternehmenskultur. An der Meetingpraxis können wir meist gut erkennen, wie Offenheit, Partizipation und Wertschätzung gelebt werden. Und das Gute: schon kleine Impulse können Meetings effizienter und wertschätzender machen.
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1. Meeting oder kein Meeting?
Wir kennen es alle – der Kalender ist voll und es findet sich keine einzige Lücke mehr. Nach einem Meetingmarathon ist man am Abend erschöpft und hat dabei meistens noch das Gefühl, nichts geschafft zu haben.
Studien zeigen, dass die Anzahl von Meetings immer mehr steigt, vor allem seit Corona. Schließlich lässt sich der Terminbutton im Mailprogramm auch sehr schnell klicken „Klick – Teilnehmer:innen hinzufügen – Zeit geblockt“. So fühlt sich unser Kalender stetig, während unsere Laune sinkt.
Im Prinzip ist daran erst einmal nichts falsch, aber: die meisten von uns fühlen sich nach Meetings geschlaucht, deprimiert und nur in Hetze – anstatt inspiriert, informiert und connected. Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie uns in unserer Arbeit voranbringen. Daher sollten sie sehr bewusst gewählt sein.
Daher meine Tipps:
Frage dich zunächst, ob es wirklich ein Meeting braucht? Was möchtest du erreichen? Ein Meeting bedeutet immer, dass eine bestimmte Anzahl von Personen zur selben Zeit am „selben Ort“ zusammenkommen müssen. Ist das wirklich notwendig? – Wenn es zum Beispiel lediglich darum geht, eine Information weiterzugeben, gibt es auch alternative Formen, z.B. Blogs, Newsletter-Mails usw. Nicht alles muss immer synchron stattfinden.
Falls du dich für ein Meeting entschieden hast, dann finde für dich Klarheit: Welches Ziel verfolgt das Meeting und welche Form ist dafür geeignet?
Beispiel 1:
Wenn es darum geht, Montagmorgen alle auf denselben Stand zu bringen und ein gemeinsames Ziel für die Woche zu vereinbaren, dann ist das eine hervorragende „Check-In-Runde“, die man im Stehen durchführen kann – und ja, online geht das auch. Lade dein Team einfach mal dazu ein, im Stehen in die Woche zu starten. Der Vorteil: spätestens nach 20-30 Minuten findet das Meeting selbst ein Ende, weil man sich nicht bequem in den Sessel gekuschelt und in seinen Redefluss gefunden hat.
Beispiel 2:
Denke mal ganz anders: Braucht es wirklich den Screen oder den Konferenzraum? Oder wäre nicht auch mal ein „Walk & Talk“ mit einem/einer Kolleg:in was Schönes – bei Bewegung entstehen neue Ideen auch besser.
2. Rahmen setzen
Meetings waren früher schon stressig, durch die Remotearbeit fühlen wir uns jetzt aber noch deutlich mehr gehetzt. Das liegt jedoch nicht per se am Online-Setting, sondern daran, dass die „Wechselzeiten“ zwischen den Räumen einfach wegfallen. Und die hatten auch ihr Gutes. Man hatte dort durch den Raumwechsel zumindest die winzige Chance auf Bewegung – nicht nur körperlich, sondern auch mental. Jetzt aber braucht es keinen Fahrstuhl, keine Treppen und keine sich schließende und öffnende Tür mehr – jetzt reicht nur noch ein Klick und so ist man von einem Meeting im anderen gelandet – oder sagen wir besser: gestolpert.
Daher empfehlen wir euch unbedingt einen Rahmen zu setzen – egal, ob ich online oder offline arbeitet - um allen Teilnehmer:innen die Möglichkeit zu geben, wirklich anzukommen und sich auf das Meeting einzustellen.
Daher meine Tipps:
Plane eine Check-In Runde ein, um zu schauen, wie jeder von euch da ist und ob es noch irgendetwas gibt, was ablenken könnte. Möglichkeiten für achtsame Check-In-Runden sind zum Beispiel: • Eine stille Minute • Fragerunde: Wie bin ich gerade hier? Was könnte mich noch ablenken? • Einschätzen der eigenen Präsenz auf einer Skala von 0-100 • Kurzer Mini-Bodyscan
Check-out Runden sind genauso wichtig wie die Check-In-Runden. Blocke dafür die letzten 5-10 Minuten des Meetings. Möglichkeiten sind zum Beispiel: • Einschätzen der eigenen Energie • Reflexion der eigenen Meetingkultur • Zusammenfassungen der Ergebnisse
Gewohnheiten, Gewohnheiten, Gewohnheiten. Ja, das klingt erst einmal ein wenig uncool und verstaubt. Aber überlegt einmal selbst: wann ist es leichter regelmäßig zum Sport zu gehen? – wenn ich weiß, dass immer Dienstag 19.00 Uhr mein Sportkurs ist oder wenn ich jeden Tag aufs Neue überlege, ob ich heute Sport machen möchte. Genauso ist es bei den zwischenmenschlichen Interaktionen. Es spart unsere Energie, wenn es gewisse Rituale und Strukturen gibt. Versucht daher eine gewisse Struktur in Meetings zu bringen, zum Beispiel: Check-In, Agenda vorstellen, Sammeln zusätzlicher Punkte, Zeitslots verteilen, Themen besprechen, Zusammenfassung & Check-out
3. Erinnerung für Achtsamkeit
Wir kennen es irgendwie alle. Wir kommen in eine Diskussion, die anfangs noch sehr produktiv ist. Wir tauschen Gedanken aus, nur auf einmal verselbstständigt sich die Dynamik. Anstatt aufeinander Bezug zu nehmen, werden nur noch Gegenargumente ausgetauscht, so dass wir in eine Einbahnstraße rennen. Das ist der Zeitpunkt für mehr Achtsamkeit – eine kleine Pause, um wieder den Fokus einzunehmen und sich an die Intension des Meetings zu erinnern, so dass alle wieder zum Thema zurückkommen können.
Daher mein Tipp:
Bestimmt zu Beginn des Meetings eine:n Achtgeber:in, der/die ein Signal gibt, falls das Gespräch nicht mehr zielführend ist. Hierfür könnt ihr zum Beispiel Zimbeln oder eine Klangschale nutzen. Erst, wenn der Ton verklungen ist, dürfen alle wieder sprechen. In diesem kurzen Moment des Innehaltens können sich alle wieder fokussieren.
4. Achtet auf die Zeit
Ein Killer in Meetings ist die Zeit. Oft sind wir am Meetingende noch mitten in der Besprechung, ohne etwas konkret vereinbart zu haben. Dies wirkt auf uns manchmal ineffizient und wenig befriedigend, weil wir nicht vorankommen.
Daher mein Tipp:
Besprecht zu Beginn eines Meetings die Agenda, sammelt alle Punkte und wiederholt für euch die Intension des Meetings. Schätzt dann für jeden Punkt die Zeit ein, die ihr ungefähr benötigt. Ernennt eine:n „Zeitwächter:in“, der die Zeit für jeden Agendapunkt im Blick behält und kurz vorher ein Signal gibt, sodass ihr gemeinsam entscheiden könnt, wie ihr mit dem Aspekt fortfahrt.
Wenn ihr diese 4 Tipps umsetzt, werdet ihr sehen, dass die Präsenz in den Meetings und eure Zufriedenheit steigen.
Du möchtest eure Meetingspraxis noch einmal genauer analysieren? Dann hole dir auch gern meinen Meetingguide. Dort findest du neben den Tipps eine Anleitung für deine Analyse und einen Fahrplan für „Mindful Meetings“.
